Drive, OneDrive, Dropbox, iCloud. Ja sitten ne sähköpostit joita tulee miljoona päivässä.

Nämä on niitä juttuja jotka kaikki käyttää mutta kukaan ei säädä. Pikku säädöillä niistä saa paljon enemmän irti.

Pilvitallennus

Se tarkoittaa että sinun tiedostot on jossain muualla kuin sinun koneella. Palvelimella, jonne pääsee netin kautta. Siellä ne on turvassa vaikka kone hajoaisi.

Mitä vaihtoehtoja on?

Google Drive. Ilmaiseksi 15 gigaa. Toimii hyvin Androidin ja Googlen palvelujen kanssa. Saa 100 gigaa noin 2 eurolla kuussa.

OneDrive. Microsoftin oma. 5 gigaa ilmaiseksi. Integroitu Windowsiin niin että se on siellä tiedostonhallinnassa ihan omana kansiona. 100 gigaa maksaa noin 2 euroa kuussa.

Dropbox. Se oli ensimmäisiä. 2 gigaa ilmaiseksi. Toimii kaikilla laitteilla. On kallis verrattuna muihin (noin 10 euroa kuussa 2 teralle).

iCloud. Applen oma. 5 gigaa ilmaiseksi. Toimii parhaiten Apple-laitteiden välillä. Saa 50 gigaa eurolla kuussa.

Mikä valita?

Jos käytät Androidia ja Google Docsia -> Google Drive.
Jos käytät Windowsia ja Officea -> OneDrive.
Jos sinulla on iPhone, Mac ja iPad -> iCloud.
Jos haluat jotain muuta -> Dropbox tai joku pienempi palvelu.

Miten sitä käytetään fiksusti?

Asenna se sovellus koneeseen. Sitten valitse mitkä kansiot synkronoidaan. Ei kannata synkronoida kaikkea, koska se vie tilaa koneelta.

Jos sinulla on 100 gigaa pilvessä, voit valita että vain 20 gigaa on koneella. Loput näkyy mutta latautuu vasta kun tarvitset. Tämä säästää tilaa.

Jaettu kansio on kätevä. Jos teet jotain porukalla, laita se jaettuun kansioon. Kaikki näkee samat tiedostot. Ei tarvitse lähetellä sähköpostilla versioita.

Tärkeä juttu:

Pilvi ei ole varmuuskopio. Jos sinä poistat tiedoston koneelta ja se poistuu pilvestä, se on poissa. Oikea varmuuskopio on eri paikassa kuin alkuperäinen.

Sähköpostin asetukset

Sähköposti on vanha mutta se toimii. Sieltä tulee laskut, työviestit, mainokset, uutiskirjeet, ja kaikki mahdollinen roska.

Miten saa järjestystä?

Kansiot. Luo niitä. "Laskut", "Työ", "Perhe", "Sähkölaskut". Sitten laita säännöt jotka siirtää viestit automaattisesti oikeaan kansioon.

Gmailissa: Asetukset -> Suodattimet ja estetyt osoitteet -> Luo uusi suodatin. Laita ehdoksi vaikka "vastaanottaja on laskut@firma.fi" ja valitse "siirrä kansioon Laskut".

Outlookissa: Säännöt -> Luo uusi sääntö -> Valitse ehto ja toiminto.

Roskaposti

Hyvä uutinen: Gmail ja Outlook on aika hyviä poimimaan roskan automaattisesti. Mutta välillä menee ohi.

Jos saat roskapostia jostain tietystä osoitteesta, estä se. Gmailissa avaa viesti -> klikkaa kolmea pistettä -> Estä lähettäjä.

Jos saat jatkuvasti mainoksia jostain palvelusta, klikkaa sen viestin alareunassa "peru tilaus" tai "unsubscribe". Se on ainoa tapa saada ne loppumaan.

Useampi sähköpostitili samassa sovelluksessa

Säästät aikaa kun näet kaikki viestit yhdessä paikassa.

Gmail: Asetukset -> Tilit ja tuonti -> Lisää sähköpostitili. Voit hakea viestit toisesta palvelusta.

Outlook (sovellus): Tiedosto -> Lisää tili -> Kirjoita sähköpostiosoite ja salasana.

Thunderbird: Ilmainen ja hyvä. Lisää tili, toista.

Allekirjoitus

Se teksti joka tulee jokaisen viestin loppuun. "Terveisin, Matti" tai "Ystävällisin terveisin, Matti Meikäläinen, puh. 050 1234567".

Gmail: Asetukset -> Näytä kaikki asetukset -> Allekirjoitus.
Outlook: Tiedosto -> Asetukset -> Sähköposti -> Allekirjoitukset.

Lomalla-vastaaja

Jos olet poissa, kone vastaa puolestasi.

Gmail: Asetukset -> Näytä kaikki asetukset -> Lomalla-vastaaja.
Outlook: Tiedosto -> Automaattiset vastaukset.

Laita päälle, kirjoita viesti, valitse milloin se on voimassa.

Mitä tehdä säätöjä vielä?

Lukukuittaus. Jotkut tykkää, jotkut vihaa. Se kertoo lähettäjälle että olet avannut viestin. Outlookissa: Tiedosto -> Asetukset -> Sähköposti -> Seuranta.

Viestien ryhmittely. Laita viestit näkymään keskusteluketjuina. Silloin näet koko vaihdon yhdessä paikassa. Gmail: Asetukset -> Keskustelunäkymä päälle.

Tietoturvaa sähköpostiin

Kaksivaiheinen tunnistautuminen päälle. Se on se että kirjautumisen jälkeen kysytään koodia puhelimeen. Ilman sitä joku voi arvata salasanasi ja mennä sinun sähköpostiin.

Vahva salasana. Ei "salasana" tai "123456". Ja eri salasana joka paikkaan.

Älä avaa liitteitä jos et tiedä mitä ne on. Älä klikkaa linkkejä jos et tiedä minne ne vie.

Yksi juttu mikä unohtuu:

Varmuuskopioi sähköpostit. Jos palveluun tulee ongelma tai joku poistaa tilisi, kaikki viestit on poissa. Monessa sähköpostiohjelmassa voi viedä viestit ulos tiedostoiksi. Tee se vaikka kerran vuodessa.

Lopuksi

Pilvi on kätevä. Sähköposti on välttämätön. Säätämällä ne kerran kuntoon säästät aikaa joka päivä.

Ja se kaksivaiheinen tunnistautuminen. Oikeasti. Laita se päälle.